仕事では、メール、報告書、説明文、案内文など、文章を書く場面が意外と多くあります。

内容そのものは頭の中にあっても、

「どう書き始めるか」
「相手に伝わる順番になっているか」
「文章が長すぎないか」

と考えているうちに時間がかかることがあります。

私はこうした文章作成で、ChatGPTを使うことがあります。

ただし、最初から全部書いてもらうのではなく、自分が伝えたい内容を材料として渡し、文章を整える補助役として使うのが基本です。

今回は、会社員の私が仕事の文章作成でChatGPTをどう使っているのか、実際の方法を紹介します。

1．まず伝えたい内容を箇条書きにする

ChatGPTに文章を書いてもらう前に、私はまず自分で伝えたい内容を簡単に整理します。

例えば、メールなら、

・何を伝えたいのか
・相手に何をしてほしいのか
・期限はあるのか
・補足する情報は何か

といった内容です。

完成した文章を書く必要はありません。

「明日の会議を14時に変更したい」
「関係者に確認してほしい」
「変更理由は担当者の都合」

のようなメモでも十分です。

そのうえでChatGPTに、

「この内容を社内向けのメールにして」

と頼みます。

AIに考える材料まで作ってもらうのではなく、材料は人間が用意する。

この形にすると、自分が本来伝えたかった内容から大きくズレることを減らせます。

2．文章の「相手」と「目的」を先に伝える

同じ内容でも、誰に伝えるかによって文章の書き方は変わります。

上司への報告と、同僚への連絡では、必要な言葉や説明の細かさが違います。

そのため私は、ChatGPTに文章を作ってもらうとき、

「誰に向けた文章なのか」
「何をしてほしいのか」

をできるだけ伝えるようにしています。

例えば、

「上司に進捗を報告する文章にして」
「初めて読む人でも分かる説明文にして」
「社内の同僚向けなので少し柔らかくして」

といった形です。

さらに、

「確認してもらうことが目的」
「承認をもらいたい」
「予定変更を伝えるだけ」

など、文章の目的も伝えます。

文章の内容だけではなく、相手と目的までAIに伝える。

これによって、自分が欲しい文章に近づきやすくなります。

3．長い文章を短くしてもらう

/自分で文章を書くと、伝えたいことを全部入れようとして、文章が長くなることがあります。

私も、必要な説明を足しているうちに、同じことを別の言葉で繰り返してしまうことがあります。

そんなときはChatGPTに、

「意味を変えずに短くして」
「重要な部分を残して簡潔にして」
「この文章から重複している部分を削って」

と頼みます。

特に仕事では、文章が長いほど丁寧とは限りません。

読む人が短時間で内容を理解できる方がよい場合もあります。

そのため私は、文章を書いたあとにChatGPTを使って、削れる部分がないか確認することがあります。

自分で文章を作り、AIに整理してもらう。

この順番なら、自分の考えを残しながら読みやすくできます。

4．別の書き方を出してもらう

文章を書いていて困るのが、「内容はこれでいいけれど、言い方がしっくりこない」という場面です。

そんなとき私は、ChatGPTに、

「別の言い方を3つ出して」
「もっと柔らかい表現にして」
「もう少し簡潔な書き方はある？」

と聞くことがあります。

一つの文章だけを正解として出してもらうのではなく、複数の案を見て、自分で選びます。

例えば、相手に何かをお願いするときでも、

丁寧に頼むのか。
簡潔に頼むのか。
理由まで説明するのか。

いくつか選択肢があります。

AIに文章を決めてもらうのではなく、表現の選択肢を増やしてもらう。

この使い方は、自分では思いつかなかった書き方を知る意味でも便利だと感じています。

5．送る前に「誤解されないか」を確認する

文章を書いた本人には意味が分かっていても、相手には違う意味で伝わることがあります。

特に仕事では、曖昧な文章によって、

「誰がやるのか分からない」
「期限が分からない」
「お願いなのか決定事項なのか分からない」

といった問題が起きることがあります。

そこで私は、文章を送る前にChatGPTへ、

「この文章で誤解されそうな部分はある？」
「読む側から見て分かりにくいところを教えて」
「誰が何をするのか明確になっている？」

と聞くことがあります。

これは文章を作ってもらうというより、第三者にチェックしてもらう感覚に近いです。

自分では気づかなかった曖昧な部分を見つけられることがあります。

ただし、会社独自の事情や人間関係まではChatGPTには分かりません。

最後は、自分で相手や状況を考えて確認します。

ChatGPTで仕事の文章作成を効率化するなら、使い方だけでなく、PCや資料作成ツールなどの作業環境も整えておくと使いやすくなります。
ChatGPTで仕事を効率化するために必要なもの5選｜AIツール・本・作業環境の選び方で、私が実際に必要だと感じているものをまとめています。

まとめ

ChatGPTを仕事の文章作成に使うとき、私は最初から文章を全部任せるのではなく、

伝えたい材料を自分で用意する。
相手と目的を伝える。
長い文章を整理する。
別の表現を出してもらう。
送る前に誤解されないか確認する。

という形で使っています。

AIを使えば、それらしい文章を短時間で作ることはできます。

しかし、仕事で大切なのは「きれいな文章を作ること」ではなく、相手に必要な内容が正しく伝わることです。

そのため私は、

内容と判断は人間が持ち、AIには文章を整理する部分を手伝ってもらう。

という役割分担をしています。

この使い方なら、自分の考えを残したまま文章作成の時間を減らせます。

今後も、メール、報告書、説明文など実際の仕事で使いながら、どこまでAIに任せると効率が上がるのかを試していきます。