仕事が多いとき、「やること」は分かっていても、何から手を付ければいいのか迷うことがあります。

私自身、複数の作業が重なると、頭の中だけで順番を考えているうちに時間を使ってしまうことがあります。

そこで使っているのが、ChatGPTに単なるToDoリストではなく、仕事が完成するまでの流れを整理してもらう方法です。

「何をするか」だけでなく、

「最初に何を確認するか」
「何が終わらないと次へ進めないか」
「待ち時間に何を進められるか」

まで考えてもらいます。

今回は、会社員の私がChatGPTを仕事の段取りにどう使っているのか、実際の考え方を紹介します。

1．最初に「完成した状態」を伝える

ChatGPTに段取りを考えてもらうとき、私は最初に「何をするか」だけではなく、最後にどうなっていれば仕事が終わりなのかを伝えるようにしています。

例えば、

「資料を作る」

だけではなく、

「上司に提出できる状態の資料を完成させたい」

と伝えます。

すると、単に資料を書く作業だけではなく、

必要な情報を集める
↓
内容を整理する
↓
資料を作る
↓
数字や内容を確認する
↓
提出できる状態にする

という流れで考えやすくなります。

作業ではなく、完成状態をAIに伝える。

これだけでも、ChatGPTが出してくる段取りはかなり変わると感じています。

2．作業の前後関係を整理してもらう

やることを並べただけでは、仕事の段取りとして十分ではないことがあります。

例えば、資料を作る仕事でも、必要な数字が揃っていなければ作成には進めません。

そこで私はChatGPTに、

「この作業の中で、先に終わらせないと次へ進めないものを整理して」

と頼むことがあります。

すると、

先に確認すること
その後でできること
最後に確認すること

という形で整理できます。

単なるToDoリストではなく、仕事の前後関係まで見てもらうことで、途中で「これがまだ無いから進めない」と止まることを減らせます。

3．待ち時間にできる仕事も出してもらう

仕事には、自分だけでは進められない時間があります。

誰かの返事を待つ。
データが届くのを待つ。
確認や承認を待つ。

こうした時間に何もしないのはもったいありません。

そこで私は、

「この作業の返事を待っている間に進められることはある？」

とChatGPTに聞くことがあります。

すると、本来は後でやる予定だった確認作業や下準備を先に進められる場合があります。

仕事を一直線に並べるのではなく、並行して進められるものを探す。

これも段取りを考えてもらうメリットだと感じています。

4．判断が必要なところだけ人間に戻す

ChatGPTに段取りを考えてもらっても、すべてをAIに決めてもらうわけではありません。

例えば、

「どちらの案を採用するか」
「誰に確認するか」
「この内容で本当に提出してよいか」

といった判断は、人間がする必要があります。

そこで私は、ChatGPTに、

「この段取りの中で、人間の判断や確認が必要なところを分けて」

と頼むことがあります。

すると、AIに任せやすい作業と、自分が考えるべき部分を分けられます。

AIには整理と下準備を任せ、判断は人間がする。

この境界を最初から意識しておく方が、仕事では使いやすいと感じています。

まとめ

ChatGPTに仕事の段取りを考えてもらうとき、私は単なるToDoリストを作ってもらうだけではありません。

完成した状態を伝える。
作業の前後関係を整理する。
待ち時間にできることを探す。
判断が必要なところは人間に戻す。

という形で使っています。

大切なのは、ChatGPTに仕事を丸投げすることではありません。

人間が「何を完成させたいか」を決め、AIに完成までの道筋を整理してもらう。

この使い方なら、AIは単なる質問相手ではなく、仕事の段取りを考える補助役になります。

私自身も、今後さらに実際の作業で試しながら、どこまで任せると効率が上がるのかを確認していきます。