仕事では、報告書、説明資料、メール文、手順書など、文章や資料を作る場面があります。

内容そのものは分かっていても、「どうまとめればいいか」で時間がかかることがあります。

そこで私は、ChatGPTに最初から完成品を作ってもらうのではなく、たたき台を作るところから手伝ってもらうことがあります。

例えば、メモや箇条書きを渡して、

「この内容を社内向けの資料に整理して」
「重要な順番に並べ替えて」
「不足している情報があれば教えて」

と頼みます。

今回は、会社員の私がChatGPTを資料作成にどう使っているのか、実際の流れを紹介します。

1．いきなり完成品を作らせない

ChatGPTに「資料を作って」と頼めば、それらしい文章はすぐに出てきます。

ただし、仕事で使う資料には、社内事情、相手との関係、数字、目的など、AIだけでは判断できない情報があります。

そのため私は、最初から完成品を求めるのではなく、

「まず構成だけ作って」

と頼むことがあります。

例えば、

1．目的
2．現状
3．問題点
4．対応案
5．次にすること

といった骨組みを先に出してもらいます。

その構成を見て、自分で必要な情報を足したり、不要な項目を削ったりします。

文章を書く前に、資料の設計図をAIと作る。

この順番にすると、いきなり文章を書き始めるより整理しやすいと感じています。

2．メモや箇条書きを資料の形にしてもらう

仕事では、最初から文章がまとまっていることは少なく、メモや箇条書きの状態から始まることがあります。

私は、そうした断片的な情報をChatGPTに渡して、

「この内容を分かりやすい順番に並べて」
「社内向けの資料として整理して」
「重複している内容をまとめて」

と頼むことがあります。

すると、自分では頭の中でまとまっていなかった内容でも、全体像が見えやすくなります。

特に便利なのは、情報を増やすのではなく、今ある情報を整理するために使う方法です。

自分が持っている材料を一度AIに並べ直してもらうことで、その後の文章作成がかなり楽になります。

3．不足している情報を確認してもらう

資料を作っていると、自分では十分だと思っていても、読む側から見ると情報が足りないことがあります。

そこで私は、ある程度内容がまとまった段階で、ChatGPTに、

「この資料を読む人が疑問に思いそうな点はある？」
「不足している情報があれば教えて」
「この内容だけで判断できる？」

と聞くことがあります。

すると、数字の根拠、前提条件、比較対象など、自分では見落としていた部分に気づけることがあります。

資料を作る側ではなく、読む側の視点をAIに持ってもらう。

この使い方は、内容の抜けを確認するうえで役立つと感じています。

4．文章にしてもらったあと、自分で直す

構成や情報が整理できたら、ChatGPTに文章化してもらうこともあります。

ただし、その文章をそのまま完成品として使うわけではありません。

仕事の文章には、会社独自の言い回しや、相手との関係、現場でしか分からない事情があります。

そのため私は、

「もっと簡潔に」
「この表現は固すぎる」
「ここは自分の言葉に変える」

という形で修正します。

AIにゼロから全部書かせるのではなく、たたき台を人間が完成させる。

この役割分担の方が、仕事では使いやすいと感じています。

ChatGPTで構成や文章を整えたあと、プレゼン資料としてデザインまで仕上げる方法は、「ChatGPTとMiriCanvasでプレゼン資料を作る方法｜構成からデザインまでの実践手順」で詳しく紹介しています。

実際にChatGPTで資料作成を効率化するなら、AIの使い方だけでなく、資料作成ツールやPCなどの作業環境も重要になります。
ChatGPTで仕事を効率化するために必要なもの5選｜AIツール・本・作業環境の選び方で、私が仕事で使う環境をどう考えているかまとめています。

5．数字や事実は必ず自分で確認する

ChatGPTが作った資料は、文章として自然でも、内容が正しいとは限りません。

特に数字、日付、制度、会社独自のルールなどは注意が必要です。

AIがもっともらしい数字や説明を入れてしまう可能性もあります。

そのため私は、最終的に使う前に、

数字は元データと照合する。
固有名詞や日付を確認する。
重要な内容は元資料に戻って確認する。

という作業をします。

資料作成の時間を減らすことはできますが、最終確認までAIに任せることはしません。

仕事で使う以上、最後の責任は人間側にあると考えています。

まとめ

ChatGPTを資料作成に使うとき、私は最初から完成品を作ってもらうのではなく、

構成を作る。
メモを整理する。
不足している情報を確認する。
文章のたたき台を作る。
最後は自分で事実確認と修正をする。

という流れで使っています。

この方法なら、文章を考える時間や整理する時間を減らしながら、自分の判断も残せます。

AIに資料を作らせるのではなく、AIと一緒に資料を組み立てる。

今のところ、これが会社員として一番使いやすい方法だと感じています。

今後も実際に仕事で使いながら、どの工程までAIに任せると効率が上がるのかを試していきます。